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仕事で質問する時のNGパターン5つ

   

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仕事をしていると、誰かに質問することは日常茶飯事です。特に新人さんの場合は、効率的に先輩に質問することで素早くキャッチアップすることができます。個人的には、分からない時は一人で悩まずどんどん質問してほしいと思っています。

ただ、質問される側からすると、もうちょっと聞き方とか工夫してほしいなあ・・・と感じることもいくつかあります。ちょっと聞き方を工夫するだけでお互いに気持ちよくやり取りをすることができるはずなのに、かなりもったいないです。今回は、僕が前職で毎日毎時間質問されていた時に感じていた『質問をする時のNGパターン』を元に、よりよい質問にするためのちょっとした工夫例をまとめておこうと思います。

 

NG1:タイミングが悪すぎる

「今忙しいですか?」と一言置いてくれるのはいいのですが、19時とかに来られるとうーんという感じになります。忙しくはないんだけど、早く帰りたいし集中させてほしいなあと思うわけです。もちろん聞かれたら答えるんですけどね。また、時間が早いとしても締切前などはちょっとタイミングに気をつけてほしいこともあります。

とはいえ、優先度の高い仕事の質問など、まさに今聞かなければならないことももちろんあります。タイミングが悪いとわかっていても質問しなければならない時には「お忙しい中申し訳ないんですが、ちょっと優先度が高くて今少し話をしたいんですが大丈夫ですか?」というように最初に断りを入れましょう。それだけでもお互いによいやり取りができるようになります。

 

NG2:気軽に聞きに来た割に話が長い

「konifarさん、今ちょっとよろしいですか?」と始まって、全然ちょっとじゃないことが意外とよくあります。この「ちょっと」というのがくせ者で、たいがいちょっとじゃないことが多いんですね。ちなみに一般的に「ちょっと」というのはどのくらいなんでしょうかね?僕の感覚としては5分以内なんですけども。

これは聞き方の工夫とは違うのですが、質問で15分を超えそうだったら、事前に話して相手の予定を確保しておいた方がいいと思います。相手に仕事を中断してもらういるわけですから、長くかかるときは事前に心づもりをしてもらっておいた方が親切です。新人さんにとっては話が長くなるかどうかわからないこともあるでしょう。よくわからない場合も同様に時間を取ってもらった方がいいです。

それか最初に「5分で答えられる範囲でかまわないんですけど」という感じで切り出せば、5分以内で話せる内容かどうかを相手に判断してもらうことができ、その場で「それ5分じゃ無理だからちょっと後でもいい?」ということを言ってもらえるかもしれません。こういうちょっとした気遣いがあると、聞かれる側としてはかなり助かります。

 

NG3:何をどのくらい聞きたいかわからない

「ちょっと意見聞きたいんですけどいいですか?」こういう質問も結構多いです。うーん、こういう質問って別に悪くはないんですが、ちょっとふわっとしすぎててどう答えていいかわからないんですね。そもそも何を聞きたいのかよくわからないこともあります。ただ、新人の場合は自分自身何を聞きたいのかよくわかっていないことも多いと思います。右も左も分からない中では仕方ないと思いますが、聞き方を工夫すると相手にとって親切です。例えば「ちょっと何もわからないのでとっかかりとなる話が聞きたいんですけど」と一言言ってくれるだけでだいぶ答えやすくて助かります。

また、自分の質問がどのくらいのボリュームなのかわからないことも多いと思います。そういう時は「パッとわかったらでいいんですけど」「もし知ってたら聞きたいんですけど」というような枕言葉を置きましょう。それだけでも、聞かれる側としてはどの程度まで自分が答えればいいのか最初に分かるのでやりやすいです。

 

NG4:自分の仮説・意見がない

「これってどうしたらいいですか?」という質問の仕方は、基本的にやめた方がいいです。「メール送っといた方がいいですか?」と聞かれたとしてもそれは状況によって変わるわけで、あまりに適当な質問の仕方だと思います。質問する時には、自分の仮説を持つべきです。例えば先ほどの例で言うと「先方に〇〇と言われてて、△△のような経緯もあるので一通メール送っといた方がいいと思うんですけど、konifarさんどう思いますか?」といった感じです。仮説を持った上での質問だと、それをたたき台にして意見を言いやすいので助かります。また、仮説を持つ癖をつけることで、質問する人自身の思考訓練にもなるのでメリットは大きいです。個人的には、最初はどんなめちゃくちゃな仮説でも構わないと思っています。まずは自分の仮説・意見を持って、それから質問することが大事です。

 

NG5:終わり方が微妙すぎる

「あー、なるほど・・・うーん、なるほど・・・・」質問に答えて最後の方で、なんだか微妙な空気が生まれてしまうことがあります。これは質問を受ける側の問題とも言えるのですが、なんか歯切れ悪い感じになって終わりみたいになるんですね。質問する人は、引き際を意識してお互い気持ちよく終わるように意識するといいと思います。例えば、指摘されまくってどうにもならなくなった時は「ちょっと自分の考えが足りなさすぎたんで、もう少し考えてからまた伺ってもいいですか?」とかいう感じです。ちゃんとお礼を言うのも一つです。「すごく為になりました!ありがとうございました!」のように、ちょっと大げさなくらいでも言われると悪い気はしないものです。また協力しようという気になります。質問受ける側だって人間だもの。

これ以上は聞いても仕方ないなと感じたら、素早く身を引くことです。最後に気の効いた言葉があるとなおよしです。

 

これらの観点はあくまで僕自身の経験に基づく意見なので、業種や会社によって若干違うと思います。ただ、「自分が質問するとなんか冷たくされちゃう」と感じている人は、もしかしたらNGパターンに陥ってしまっているかもしれません。ちょっとした工夫ですぐに改善できることなので、少し意識してみてはどうでしょうか。

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